Chers/ères partenaires de la concertation,
Le CISSSO a annoncé dernièrement son désir de passer le flambeau pour la fiducie de la concertation. Vous trouverez ci-dessous la lettre de Sylvie Lafontaine expliquant les raisons de ce changement.
Au nom des autres membres du comité des co-leaders et de la coordination, nous désirons souligner l’excellent travail accompli par le CISSSO, pendant de nombreuses années, en tant que fiduciaire et nous en sommes très reconnaissants. Nous sommes également très heureux que le CISSSO réitère son intention de demeurer membre actif au sein de la Concertation SHV.
Cette annonce nous amène notamment à annoncer que la Concertation est à la recherche d’un nouveau fiduciaire.
Idéalement, la nouvelle fiducie débuterait en avril 2022. Nous lançons donc un appel d’intérêt aux membres de la Concertation SHV pour prendre ce rôle. L’échéance pour soumettre un intérêt est le 18 mars 2022.
Merci de nous signaler votre intérêt pour ce rôle.
Procédure:
1- Prendre connaissance des critères d’admissibilité et des responsabilités du fiduciaire, décrites dans le document aussi joint à ce courriel.
2- Compléter le court questionnaire d’intérêt au lien suivant: https://fr.surveymonkey.com/r/K856SGX au plus tard le 18 mars 2022.
À prendre en considération:
A- Comme nous sommes en train de rédiger un plan d’action de trois ans (2022-2025) nous considérons donc que cette nouvelle entente de fiducie prévoit une durée de trois ans.
B- Le fiduciaire est automatiquement membre du comité des co-leaders. Les principales fonctions du comité sont de :
- Surveiller l’évolution saine et équilibrée du budget;
- Contribuer à l’organisation et au déroulement des événements de la CSHVO;
- Porter une vue sur l’ensemble des actions du plan d’action régional dans une perspective multisectorielle et multimilieux;
- Appuyer les actions d’influence relativement au positionnement des SHV dans la région;
- Agir à titre de porte-parole de la CSHVO;
- Veiller aux intérêts de la CSHVO et assurer le respect de ses principes de gouvernance.
Critères d’admissibilité ainsi que rôle et responsabilités du fiduciaire (tirés du document Gouvernance et structure organisationnelle adopté le 1er décembre 2021). :
Critères d’admissibilité :
- Être un OBNL ou une institution;
- Avoir une portée régionale;
- Avoir un mandat en lien avec le plan d’action de la CSHVO;
- Assurer une présence optimale aux rencontres, soit par le représentant nommé ou un substitut;
- Se retirer de toute délibération lorsqu’il est susceptible de recevoir du soutien financier de la CSHVO afin de conserver une certaine neutralité.
Rôle et responsabilités du fiduciaire
- Fiduciaire(s)
L’organisme fiduciaire doit s’engager à offrir les services administratifs auprès de la CSHVO. Il facilite le travail de la CSHVO en recevant et en administrant le soutien financier provenant de différentes sources, notamment gouvernementales, selon les conventions de subvention dûment signées par les parties.
Il assure la gestion du financement qui régit et assure un poste de coordination à temps plein et des dépenses afférentes au travail et au fonctionnement de la coordination, qui sont inscrites au budget autorisé.
En contrepartie, l’organisme fiduciaire devient un partenaire clé au sein d’une mobilisation régionale forte et reconnue, tout en obtenant une compensation financière (frais de gestion) pour les services rendus.
Principales fonctions du fiduciaire :
- En conformité avec les politiques administratives de l’organisme, assurer une saine gestion des finances liées au plan d’action régional de la CSHVO;
- Signer les ententes avec M361 et les autres sources de financement et respecter les conditions;
- Assurer que le budget planifié et les échéanciers sont respectés;
- Comptabiliser de façon distincte les opérations de la CSHVO de celles de l’organisme et soumettre la comptabilité à un audit externe;
- Participer à la gestion des ressources humaines, de ses conditions de travail et de la signature de leur contrat;
- En étroite collaboration avec la ressource à la coordination, effectuer le suivi financier et produire les rapports exigés. Une fois par année, la liste complète des décaissements devra être présentée au comité des co-leaders;
- Transmettre un suivi budgétaire mensuel à la coordination et au comité des co-leaders à l’intérieur d’un fichier unique et partagé;
- Accueillir la ressource en coordination et autres ressources humaines; Doit fournir un contrat de travail aux ressources humaines et assurer sa signature par toutes les parties;
- Être le lien légal d’emploi qui assure le respect des conditions de travail des ressources humaines tel que stipulé dans leur contrat de travail;
- Effectuer le suivi du temps cumulé et des vacances des ressources humaines;
- Effectuer les paiements (salaires, dépenses, remboursements…) requis selon le budget planifié et les échéanciers;
- Transmettre un suivi budgétaire mensuel à la coordination et au comité des co-leaders à l’intérieur d’un fichier unique et partagé.
Suivi de candidature prévu:
- Un comité d’analyse étudiera les candidatures reçues et communiquera avec les organismes retenus pour une rencontre virtuelle formelle afin de recueillir des éléments permettant d’approfondir et de compléter l’analyse.
- Le choix final sera communiqué aux organismes le plus tôt possible afin d’entamer la procédure d’entente avec M361 (firme gestionnaire des fonds attribués aux TIR-SHV) pour la prise en charge de la fiducie.
